كيفية حماية أي ملف بكلمة مرور

أنت لا تعرف أبدًا متى قد يصل أحد ملفاتك إلى شخص لم يكن من المفترض الوصول إليه – ربما من خلال بريد إلكتروني إلى الأمام، أومن USB التي تُركته وراءك على مكتب، أو ربما حتى مستخدم غير مصرح به يصل إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

إذا حدث ذلك، فإن حماية كلمة المرور هي كل ما يقف بين بياناتك والأشخاص الذين لا تريد رؤيتهم. إنها طبقة إضافية من الأمان يمكنك إضافتها إلى الملفات الأكثر حساسية دون الكثير من المتاعب.

تعتمد كيفية القيام بذلك على البرنامج الذي تستخدمه لإنشاء الملف في المقام الأول. تحتوي بعض التطبيقات على ميزات حماية من كلمات المرور مدمجة، بينما في حالات أخرى ستحتاج إلى قفل ملفاتك باستخدام طريقة مختلفة.

Microsoft Word, Excel, and PowerPoint

في Word أو Excel أو PowerPoint لـ Windows، افتح الملف الذي تريد حمايته بكلمة مرور، ثم حدد الملف والمعلومات. يجب أن ترى خيار الحماية في الجزء العلوي من القائمة التالية: انقر فوق هذا الزر، واختر التشفير بكلمة مرور، واكتب كلمة المرور الخاصة بك.

يمكن أن يصل طول كلمات المرور إلى 15 حرفًا وهي حساسة للحالة، لذا تحقق مرة أخرى مما تكتبه. إذا نسيت كلمة مرور مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي، فلن تتمكن من العودة إليه – سيتعين عليك البدء من جديد من الصفر.

إذا كنت تستخدم Office على macOS، فإن العملية مختلفة قليلاً: افتح علامة تبويب المراجعة في قائمة الشريط في الأعلى، ثم انقر فوق زر Protect لإدخال كلمة مرور. (سيتم تصنيف الزر بشكل مختلف قليلاً اعتمادًا على البرنامج الذي أنت فيه.)

لا توجد ميزة حماية كلمة المرور على هذا النحو في Google Drive، لأن ملفاتك محمية بالفعل بكلمة مرور: كلمة المرور المرتبطة بحساب Google الخاص بك والتي تستخدمها لتسجيل الدخول وعرض المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية.

المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google

إذا اخترت مشاركة ملف من مستندات Google أو الأوراق أو الشرائح – عبر زر المشاركة الكبير في الزاوية العلوية اليمنى عند العمل على شيء ما – يمكنك إما دعوة مستخدمين معينين لرؤيته (عبر عناوين بريدهم الإلكتروني) أو إنشاء رابط يمكن لأي شخص استخدامه.

نوصي بالخيار السابق (دعوة المستخدمين الأفراد) للحصول على أقصى درجات الأمان. هذا يعني أنهم سيحتاجون إلى تسجيل الدخول باستخدام كلمة مرور حساب Google الخاصة بهم – طبقة أخرى من حماية كلمة المرور – قبل أن يتمكنوا من عرض الملف الذي شاركته.